一、总原则：
1、按年度、按项目、按类别、按时间。《经济情况证明》按年、年级，《困难学生名册》按年度认定的全部，特困补助等特殊材料按发生年；
2、先纸质、再电子、再实物；
3、资助中心与学院相同身份（看待依据性文件、布置性文件）；
4、归档材料量多，需多册、多盒时，以封面、名牌编号相应数字后面后缀“－1……N”的方式表示。编制目录时第一册（盒）应有总目录，其他只编本册（盒）目录。
二、材料编号（例：01201701A、B、C01、0120170201、0120170301、01201704 ABCD 01、）
1－2位为单位，分别是：资助中心00、理学院01、食品学院02、材机学院03、计信学院04、经济学院05、商学院06、法学院07、外语学院08、艺传学院09；
3－6位为年号，分别是：2013、2014、2015、2016、2017…；
7－8位为类别，分别是：01学生资助工作档案（后缀字母ABC）、02家庭经济情况证明、03家庭经济困难学生名册、04发放数据文表（后缀字母ABCD）；
9－10位为序号。
“学生资助工作档案”，在第8位后面后缀A或B或C，分别代表“学生资助工作档案”中的“依据性文件”、“布置类文件”和“执行类文件”。
01201701A01意思为：理学院2017学生资助工作档案－依据性文件01号。
0120170201意思为：理学院2017家庭经济情况证明01号。
0120170301意思为：理学院2017家庭经济困难学生名册01号。
01201704D01意思为：理学院2017发放社会类数据文表01号。
“发放数据文表”，在第8位后面后缀A或B或C或D，分别代表“国家类”、“学校
类”、“金融类”、“社会类”。发放数据文表（一般为资助中心行为，学院可参照执行）
00201704A01… 学生资助中心2017年国家类发放数据文表01号…。
00201704B01… 学生资助中心2017年学校类发放数据文表01号…。
00201704C01… 学生资助中心2017年金融类发放数据文表01号…。
00201704D01… 学生资助中心2017年社会类发放数据文表01号…。
归档文件封面（齐心档案盒名牌）
归档文件封面、档案盒编号均至第8位，再根据归档材料装盒的数量后缀“－1…N”。
三、索引目录
目 录
1、年度文件201701A01…………………………………………………………..页码 下同
2、年度工作计划201701A02
3、会议文件
4、工作提要
5、专项工作总结、年度工作总结
6、年度工作评价
7、年度奖、助学金分配计划
8、开展活动情况总结或说明
9、家访材料
10、认定情况有关材料
11、补充材料1（－2）
12、以上可以电子方式存储的材料（电子材料。存档位置＿＿）
13、资助工作活动照片、音频、视频材料（电子材料。存档位置＿＿）
14、补充材料
15、学生体会、感言（实物材料。存档位置＿＿）
16、补充材料（实物材料。存档位置＿＿）
三、全引目录
北京工商大学学生资助工作案卷文件目录（全引目录）
保管期限：永久
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编号 |
序号 |
责任者 |
文号 |
题名 |
日期 |
页号 |
备注 |
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01201701A |
1 |
北京市教委学生处 |
2017学字011 |
关于某工作的通知 |
20170101 |
1－5 |
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2 |
北京市资助中心 |
2017学助字01 |
关于某工作的通知 |
20170103 |
1－8 |
|
|
01201701B |
1 |
工商大学学生处 |
北工商学001 |
关于某管理办法 |
20170218 |
1－6 |
|
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|
2 |
资助中心 |
北工商助字02 |
关于某暂行办法 |
20170219 |
1－3 |
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3 |
资助中心 |
北工商助字03 |
关于某暂行条例 |
20170220 |
1－3 |
|
四、归档文件的整理、归类
归档资料必须完整，真实，准确，一每份文件或一册（本）为一件，正文和附件必须归在一起，基本原则：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；文件处理单在前，正文在后。原件与复制件为一件。批复与申请、请示为一件。
五、归档文件的装订
归档文件按件装钉，装订时，以文件的左侧和左上角为装钉的边和角。报表、名册、图册按其原来的装订方式，要求装订整齐、牢固。
归档文件目录也应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装钉。
六、归档文件的组卷
文件组成卷案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，方便查找。
立卷时应编好案卷目录，把文件的单位（院系）、标题（概括案件内容）日期、档案号等项目用黑水签字笔、钢笔或毛笔填写清楚，然后要填写备考表，注明保管期限。
立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
七、归档文件的编号
归档资料要有案卷封面，索引目录、全引目录。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。
八、装盒
归档文件依保管期限按件号顺序装盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不得混年度、混保管期限。声像材料要用标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。
附：北京市学生资助工作档案管理办法（摘要）
北京市学生资助工作档案管理办法（摘要）
第三章 工作职责
第三条 档案管理人员应理顺工作程序，做好文书档案及有关材料的收集、整理、归类、装订和组卷工作，维护档案的赛事和安全。
第四章 归档内容
第四条 归档资料，还音像制品，包括：
1、一计划性文件（计划总结、评估）；
2、批示性文件（奖助学金指标下达、批复）；
3、法规性文件（各级文件、规章）；
4、决议（会议记录、审核意见、投诉）；
5、凭证材料（原始记录、身份证明、台账）；
6、汇报性材料（报告、统计报表、交流材料）；
7、调研性资料（考察学习）；
8、证件性文书资料（荣誉牌匾和证书）；
9、馈赠及文献资料（领导、友人、协作单位提供的）。
第五章 归档的程序和要求
第五条 立卷归档的时间，以学年为单位。
第六条 归档文件的收集
凡属学生资助工作档案范畴的资料，均应归档统一管理，做好资料的分类立卷（奖助学金、文书）把有关密切联系的文件组合在一起。
第七条 归档文件的整理、归类
归档资料必须完整，真实，准确，一每份文件或一册（本）为一件，正文和附件必须归在一起，基本原则：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；文件处理单在前，正文在后。原件与复制件为一件。批复与申请、请示为一件。
第八条 归档文件的装订
归档文件按件装钉，装订时，以文件的左侧和左上角为装钉的边和角。报表、名册、图册按其原来的装订方式，要求装订整齐、牢固。
归档文件目录也应装订成册并编制封面。归档文件目录分保管期限装钉。
条九条 归档文件的组卷
文件组成卷案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统反映问题，做到查找方便。
立卷时应编好案卷目录，把文件的单位（院系）、标题（概括案件内容）日期、档案号等项目用黑水签字笔、钢笔或毛笔填写清楚，然后要填写备考表，注明保管期限。
立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
第十条 归档文件的编号
归档资料要有案卷封面，索引目录、全引目录。
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编制归档号，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章。
第十一条 装盒 将归档文件依保管期限按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时不得混年度、混保管期限。档案盒应采取无酸纸制作，声像材料 要用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。
第十二条 保存时间
学生档案的主要内容，高校学生档案分为终身档案和临时档案。终身档案是指新生进校时由招生办提供的，以及学生毕业时由学校寄发到有关部门对学生终身有效的档案。临时档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况记载。临时档案的部分内容，在学生毕业时装入学生终身档案。学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案。学生临时档案一般包括以下一些内容：新生基本情况登记表，军训考核表，大学生各科成绩总表，综合测评表，评优评奖情况登记表，学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料，学生受处分或撤销处分的决定以及有关认识、检查等相关材料，毕业生登记表等。学生毕业时临时档案的有关内容要装入终身档案。
第十三条 设置必要的档案专用库或柜、厨。
第十四条 加强保密意识，建立档案收发、倾销登记，集中销毁处理。
第十五条 报送时间，每学年末，（7月）各单位整理归档完毕，并按要求将《北京市学生资助档案汇总表》报送北京市学生资助事务管理中心。
本办法由学生工作部（处）负责解释，自2017年3月1日起执行。